أفضل التطبيقات والبرامج التي تحتاجها عند العمل عن بُعد
عند التفكير في الدراسة أو العمل عن بُعد ، قد يفكر الكثير من الناس في صور شخص يحمل جهاز كمبيوتر محمولًا جالسًا بجوار شاطئ بعيد ساحر! لكن الواقع ليس كذلك على الإطلاق ، حيث إن اتخاذ قرار بالدراسة أو العمل عن بعد يتطلب الكثير من التخطيط والإعداد ، خاصة فيما يتعلق بالتواصل مع الزملاء أو الرؤساء أو المعلمين ، ومراعاة فارق الوقت (إذا كنت تعمل في شركة دولية). بالإضافة إلى العديد من العوامل الأخرى.
الخطوة الأولى في طريقك لبدء الدراسة أو العمل عن بُعد
إذا كنت تدرس في جامعة للدراسة عن بعد ، أو ترغب في الانضمام إلى القوى العاملة عن بعد (والتي يبلغ عدد سكانها حوالي 3.7 مليون شخص ، والتي من المتوقع أن تزداد خلال السنوات القليلة القادمة). تتمثل الخطوة الأولى في التعرف على أهم الأدوات والتطبيقات والبرامج التي يستخدمها أيضًا زملاؤك الذين يعملون عن بُعد. تغطي هذه الأدوات جميع احتياجات العمل والدراسة عبر الإنترنت.
هذه الأدوات هي ما سنتعرف عليه في مقالتنا اليوم ، وقد قمنا بتقسيمها حسب طبيعتها إلى ما يلي:
- أدوات الاتصال مع الموظفين والزملاء.
- أدوات الاجتماع ومكالمات الفيديو.
- أدوات إدارة المشاريع والمهام.
- أدوات الإنتاجية.
- أدوات التصميم والبرمجة.
- أدوات التخزين ومشاركة الملفات.
- أدوات التغذية الراجعة والتقييم.
أولاً: أدوات التواصل مع الموظفين والزملاء
يعد التواصل الفعال مع فريق العمل ضروريًا جدًا لإكمال العمل كما ينبغي ، وكذلك التواصل مع زملاء الدراسة لتبادل المعلومات والأفكار. إليك أفضل البرامج التي يمكنك استخدامها لهذا الغرض:
1- برنامج سلاك
Slack ليس مجرد تطبيق للمراسلة والدردشة ، بل هو أكثر من ذلك بكثير لأنه يتيح لك مشاركة الملفات وإجراء المكالمات الصوتية والمرئية. كما يتيح إمكانية إنشاء "قنوات" غرفة دردشة مصنفة حسب موضوعها. لا يمكنك الوصول إلى هذه المنصة إلا من خلال رابط خاص أرسله لك صاحب العمل أو المعلم.
2- خدمة HipChat
تم إنشاء هذا البرنامج بواسطة Atlassian ، والذي ينتج العديد من التطبيقات والبرامج المستخدمة في إدارة المشاريع والمهام مثل Jira ، وهي خدمة سحابية لتتبع وإدارة المهام. تمكّنك HipChat من التواصل مع الزملاء عبر الرسائل الفورية الفردية أو الجماعية ، والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ، وحتى مشاركة الملفات وتخزينها. وإذا تم الجمع بين هذه الخدمة وبقية منتجات Atlassian ، فإن العمل عن بُعد سيتحول إلى تجربة ممتعة وسلسة للغاية.
3- مكان العمل من الفيسبوك
أطلق Facebook منصة العمل الجماعي هذه ، مما سمح للفرق بالتواصل من خلال الرسائل والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ، ولكن في بيئة أكثر احترافية بعيدًا عن جو Facebook المعتاد الذي يركز على التواصل الاجتماعي والترفيه.
ثانيًا: أدوات الاجتماعات ومكالمات الفيديو
يتم استخدام الأدوات والتطبيقات التالية إما في عقد الاجتماعات عن بُعد أو في التدريس وإلقاء المحاضرات ، ولا يمكن لمن يعملون أو يدرسون عن بُعد الاستغناء عنها.
1- Google Hangouts
Google Hangouts هي أداة رئيسية يتم اختيارها في الغالب للاجتماعات البعيدة ، ويمكنك ربط هذه الخدمة بعدد من التطبيقات مثل Slack ، على سبيل المثال ، يمكنك بدء اجتماع من خلال Google Hangouts مع فريق أو مجموعة محددة على Slack ، والتي يجعل من السهل تشغيل العمل يوفر الكثير من الوقت والجهد.
2- تطبيق Zoom والبرنامج
يعد Zoom بديلاً لـ Google Hangouts ، وله ميزة أنه يسمح لك بدعوة المزيد من الأشخاص إلى اجتماع في نفس الوقت. يتضمن التطبيق نسخة مجانية تتيح لك عقد اجتماعات لا تزيد مدتها عن أربعين دقيقة ، في النسخة المدفوعة توفر ميزات أكثر بكثير.
3- يوتيوب لايف
هل تحتاج إلى تسجيل فيديو سريع؟ ماذا عن استضافة اجتماع مباشر ، أو تدريب الموظفين؟
يعد Youtube Live بديلاً جيدًا جدًا لبرنامج Google Hangouts ، حيث يتيح لك تسجيل مقاطع الفيديو الحية ونشرها على مستوى العالم.
4- Join.me. تطبيق
يعد هذا التطبيق مثاليًا في حالة مشاركة شاشات الكمبيوتر بين الزملاء ، حيث لن تواجه أي مشاكل من حيث تجميد الشاشة أو انقطاع الاتصال أثناء عملية المشاركة ، وهو ما يحدث غالبًا مع عدد من التطبيقات والبرامج المماثلة.
5- أداة Figureitout لـ Google Chrome
إذا كنت مسؤولاً عن فريق من العاملين عن بُعد أو مدرسًا لطلاب من أجزاء مختلفة من العالم ، فأنت بالتأكيد بحاجة إلى هذه الأداة. عملية ترتيب الاجتماعات وتنظيم الاجتماعات.
ثالثًا: أدوات إدارة المشاريع والمهام
أثناء العمل أو الدراسة عن بُعد ، قد تجد نفسك تائهًا وغير قادر على ترتيب مهامك وأولوياتك بشكل صحيح. لا تقلق ، ستساعدك التطبيقات والأدوات التالية في التغلب على هذه المشكلة:
1- برنامج أسانا
تسمح Asana لمستخدميها بترتيب المهام المختلفة وتحديد أولوياتها ، ثم تتبع تنفيذها خطوة بخطوة. يوفر لهم العديد من الخيارات التي تساعدهم على إكمال مهامهم في الوقت المناسب.
2- أداة تعويم
هذه الأداة جيدة جدًا لتتبع تقدم المشاريع ، فهي بسيطة وسهلة الاستخدام ، كما أنها قابلة للتخصيص حسب نظام الفوترة الذي يستخدمه عملاؤك. لكنها أكثر ملاءمة للفرق الصغيرة.
3- جيرا
يتم استخدام برنامج JIRA من قبل العديد من الشركات حول العالم لتنظيم وإدارة المشاريع بين فرق العمل والإدارات المختلفة. يبرز هذا البرنامج على وجه الخصوص لقدرته على تتبع المشكلات وتعقبها ، والتي غالبًا ما تمثل تحديًا خاصة في بيئات العمل الكبيرة.
4- تريلو
سهولة استخدام هذا البرنامج تجعله خيارًا ممتازًا للأفراد والفرق لإدارة مشاريعهم ومهامهم ، كما أنه برنامج مثالي لتحديد الأولويات وإدارتها. يتوفر منه تطبيق جوال يمكنك من متابعة عملك أينما كنت وفي أي وقت.
رابعاً: أدوات الإنتاجية
أثناء العمل أو الدراسة عن بُعد ، قد تشعر أحيانًا أنك لا تحرز التقدم أو الإنتاجية المطلوبة منك ، وقد تجد صعوبة في تتبع إنتاجيتك ، لذلك لا تتردد في استخدام إحدى الأدوات التالية لتتبع تقدمك في دراستك أو عملك.
1- تطبيق Todoist
هذا التطبيق هو النسخة الإلكترونية من قائمة المهام التقليدية ، حيث يسمح لك بكتابة قائمة بجميع المهام والواجبات التي عليك القيام بها ، ومن ثم تتبعها بسهولة. يمنحك مجموعة واسعة من الخيارات.
2- DoneThis التطبيق
يعد هذا أحد أفضل التطبيقات لتتبع تقدم أعضاء الفريق ، حيث يقوم كل شخص بتسجيل الدخول كل يوم عبر البريد الإلكتروني ويضع علامة على ما فعلوه ، وما الذي يعملون عليه أو ما لم يتمكنوا من إكماله بشرح للسبب.
لم تعد بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني رسمي ومهني إلى رئيسك في العمل يوضح سبب تأخرك في إكمال المهمة. كل ما عليك فعله هو البدء وفريقك باستخدام هذا التطبيق على الفور!
خامساً: أدوات التصميم والبرمجة
تعد وظائف التصميم والبرمجة من أكثر الوظائف عن بُعد التي يمكن القيام بها ، لذلك كان من الضروري وجود بعض التطبيقات والبرامج التي تسهل سير العمل في هذين المجالين ، بما في ذلك:
1- جيثب
GitHub هو السلاح الأول والأداة المفضلة للمبرمجين ، والتي يستخدمونها لإضافة رمز لغرض النسخ الاحتياطي ومشاركة التعليمات البرمجية بين أعضاء الفريق المختلفين.
2- البصيرة
يعد InVision أداة رائعة لإنشاء نماذج أولية للتصميم ومشاركتها مع فريقك ، كما أن ميزة التعليقات تجعل من السهل جمع تعليقات المجموعة.
3- سكيتش. تطبيق
يسمح Skitch للعمل عن بُعد وفرق الدراسة بالتعبير عن الأفكار المختلفة ورسمها وتحريرها. إنه متوفر في نسخته الخاصة لأجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية. مساعدتك في مشاركة أفكارك أينما ومتى تريد.
4- برنامج CodePen
يسمح لك CodePen بالبرمجة باستخدام HTML أو CSS أو JavaScript ، ثم مشاركة عملك مع بقية فريقك البعيد. إنها أيضًا طريقة مفيدة لطلاب البرمجة عن بُعد لكتابة مشاريعهم ثم مشاركتها مع المعلمين والزملاء الآخرين.
ليس ذلك فحسب ، بل يتيح لك هذا البرنامج معاينة مشاريعك أو تلقي تعليقات عليها بمجرد مشاركتها. لن تتمكن من تخيل حياتك بدونها بعد استخدامها.
سادساً: أدوات التخزين وتبادل الملفات
هناك العديد من المواقع والبرامج والتطبيقات التي تتيح لك مشاركة الملفات وتخزينها وتبادلها مع زملائك ، ولا يمكن لأي شركة توفير فرص للعمل عن بُعد دون استخدام أحد هذه التطبيقات ، ونذكر منها:
1 مربع
Box ليس مجرد خدمة تخزين سحابي ، ولكنه مساحة سحابية تعاونية أيضًا. يساعدك على مشاركة الملفات المخزنة مع باقي زملائك بسهولة ويسر.
يمكنك استخدامه لإجراء نسخ احتياطي لملفات العمل الأكثر سرية وحساسية إلى ملفاتك الشخصية ووصفات أطباقك المفضلة! ولكن عليك فقط التأكد من أنه يمكنك توسيع مساحة التخزين المتاحة لك.
2- جوجل درايف
Google Drive ، بالطبع ، غني عن القول. يتيح لك تخزين المستندات والقوائم والعروض التقديمية ومشاركتها وإدارتها بسهولة من خلال حساب Google الخاص بك.
3- دروب بوكس
يشبه Dropbox إلى حد كبير Box و Google Drive ، ويستخدمه المصممون وفرق البرمجة في الغالب. تمت إضافة الورق مؤخرًا إلى البرنامج ، وهو مشابه جدًا لمُحرر مستندات Google ويسمح للمستخدمين بالتعاون بشكل متزامن ومباشر.
4- انترنكست
Internxt هي خدمة تخزين ملفات سحابية تعد واحدة من أكثر خدمات التخزين أمانًا اليوم. يتم تشفير الملفات قبل نقلها من جهاز المستخدم إلى السحابة ، مما يضمن الخصوصية ويحافظ على سلامة ملفاتك السرية.
سابعاً: أدوات تقديم التغذية الراجعة والتقييم
عند الدراسة أو العمل عن بُعد ، يجب أن تكون هناك طريقة لتقديم ملاحظات سريعة بخصوص الأمور العامة التي لا تتعلق بمهمة أو مشروع معين ، ولهذا السبب بالذات ، توجد مثل هذه التطبيقات ، ومن بينها:
1- الشمبانزي أو البطل. تطبيق
يساعد هذا التطبيق أصحاب العمل والمعلمين على قياس درجة رضا موظفيهم أو طلابهم عن التقدم في العمل أو الدراسة. إنها أداة مفيدة وسريعة للغاية تتيح للجميع إبداء رأيهم وإبداء ملاحظاتهم. إنه مشابه جدًا لصندوق الاقتراحات التقليدي.
2- تطبيق Doodle
شعار هذا التطبيق: "لست بحاجة إلى 30 رسالة بريد إلكتروني لجدولة اجتماع مدته 30 دقيقة!".
يلخص هذا الشعار جميع ميزات التطبيق ، كل ما تحتاجه هو إرسال الرابط للتصويت على تطبيق Doodle عبر بريد إلكتروني إلى فريقك ، للاتفاق على قرار محدد يرضي الجميع.
كانت هذه قائمة بأهم التطبيقات والبرامج التي لا يمكن لأي شخص يعمل عن بعد أو يدرس عبر الإنترنت الاستغناء عنها. بالطبع هناك العديد من المواقع والبرامج الأخرى التي قد تكون أكثر شيوعًا ، مثل: خدمة البريد الإلكتروني للمراسلات ، أو Skype لمحادثات الفيديو ، وخدمة تقويم Google لتنظيم وجدولة المواعيد.
وتجدر الإشارة هنا إلى أن كل شركة تختار الأدوات والتطبيقات التي تناسبها لتسهيل العمل والتواصل بين أعضاء الفريق ، لذلك قد لا تتمتع بحرية الاختيار إذا لم تكن مدير العمل ، ولكن من الجيد أن يكون لديك مدير عام فكرة عن هذه التطبيقات وكيفية استخدامها لضمان سير العمل.
المصدر: Skillcrush
