كيف تكتب خطاب توصية مميز؟

خطاب التوصية هو ببساطة خطاب يوضح قدرة الفرد أو الإنجاز الأكاديمي أو القدرة على العمل ، مكتوبًا نيابة عن مقدم الطلب - مرشح لمنصب أو منحة دراسية - من قبل شخص يوضح كفاءة مقدم الطلب في توصية تعليمية - أو مهنية وخطاب توصية لموظف القبول بالجامعة في حالة المنح الدراسية أو القبول الأكاديمي ، أو المجند في حالة الترشيح لوظيفة أو تدريب أو منصب إداري ، إلخ.

هو مكتوب من قبل شخص مرتبط بالمرشح ، مما يسمح له بتقييمه وتقييم مهاراته وخبراته ، يمكن أن يكون هذا الشخص أستاذًا جامعيًا سابقًا للمرشح ، أو مدرسًا ، أو مديرًا سابقًا أو حتى عميلًا سابقًا.

عادة ما يتم طلب خطاب توصية عند التقدم للحصول على زمالة أو وظيفة من خلال مديرين أو أساتذة سابقين ، وهذا يساعد المجند على تقييم مهارات المرشح والتسوية بين المرشحين.

هناك ثلاثة أنواع من خطابات التوصية:

خطاب توصية أكاديمي: خطاب توصية لمنحة دراسية أو تعليم جامعي أو زمالة مكتوبة من قبل أستاذ سابق أو مشرف على رسالة ماجستير أو دكتوراه لمقدم الطلب.

خطاب توصية احترافي: أقل شيوعًا ، يتم كتابة خطاب توصية احترافي خصيصًا للتوصية بشخص ما لوظيفة أو منصب ، مكتوبًا بواسطة مدير أو عميل سابق ، ويختلف خطاب التوصية المهني عن خطاب أكاديمي في أنه يشير فقط إلى يركز على أداء عمل المرشح ويسلط الضوء على ملاءمته للدور الذي تم ترشيحه من أجله.

خطاب إيجار المنزل: وهو الأقل شيوعًا في مجتمعنا ، في هذه الرسالة التي كتبها المالك القديم للمنزل وتركز هذه الرسالة على طمأنة المالك الجديد وعلاقة المستأجر الإيجابية بالمالك القديم فيما يتعلق بدفع الإيجار على الوقت وإجراء الصيانة اللازمة وأكثر من ذلك بكثير.

كيفية التقدم بطلب للحصول على خطاب توصية

ربما تحتاج إلى كتابة خطاب توصية من معلمك أو أستاذك الجامعي أو مندوب المبيعات أو العميل الذي قدمت له عملاً ، ما عليك سوى اختيار الوقت المناسب للتواصل مع الشخص الذي تريد كتابته.

امنحهم بعض التفاصيل حول خطاب التوصية ثم أرسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا يشرح المزيد من التفاصيل إلى خطاب التوصية المستلم مع سيرتك الذاتية ووصف الوظيفة والموعد النهائي والمعلومات الأخرى التي يمكن أن تساعدهم في خطاب التوصية الخاص بك.

تأكد من كتابة خطاب التوصية الخاص بك في غضون فترة كافية لا تقل عن أسبوعين للسماح لكاتب خطاب التوصية بكتابته دون ضغط الوقت ، ويمكنك أيضًا الاستعانة بأحد المستقلين على منصة خمسات لمساعدتك في ذلك. كتابة خطاب التوصية المساعدة.

سيحدد كل طرف كيفية تنسيق خطاب التوصية المناسب له ، لذلك نشجعك على معرفة التنسيق المناسب للمكان الذي تقدم فيه خطاب التوصية قبل كتابته ، وعمومًا ، يمكن تجميع خطاب التوصية في مجموعة مما يلي:

2. اسم المستلم: يتلقى خطاب التوصية.

3. عنوان مستلم خطاب التوصية

4. تحياتي: يفضل مخاطبة المرسل إليه بالاسم إن أمكن لإعطاء الخطاب مزيدًا من التقارب والألفة ، وإذا كان الخطاب عامًا وليس موجهًا إلى شخص معين يمكنك كتابة "من يكون" فمن المهم في هذه المرحلة عدم المبالغة في التحية وعدم التغاضي عنها.

5. مقدمة شخصية: ابدأ نص خطاب التوصية بمقدمة شخصية قصيرة تشرح فيها بإيجاز وبشكل مناسب من أنت وما هي علاقتك بمقدم الطلب.

6. توصية: التوصية هي السبب الرئيسي لكتابة هذه الرسالة ، في هذا القسم تشرح للمستلم لماذا هذا المرشح مناسب؟ يمكنك توضيح ذلك من خلال سرد مهارات أو مؤهلات المرشح التي تتناسب مع الوظيفة المعروضة.

7. أمثال وحكاية: من الجيد أن تخبر عن موقف شخصي حدث للمرشح أثناء العمل أو الدراسة يثبت تفوقه ، يمكنك كتابة الوظيفة أو المهارات المميزة التي لاحظتها في المرشحين المتاحين.

8. الخلاصة: فيما يلي لمحة موجزة عن سبب ترشيحك لهذا الشخص ولماذا هو مناسب لهذه الزمالة أو المنصب.

9. معلومات الاتصال: اكتب رقم هاتفك والبريد الإلكتروني في الجزء السفلي من الرسالة لتسهيل التواصل معك إذا لزم الأمر ، فقد يرغبون في معاودة الاتصال بك للحصول على مزيد من المعلومات حول المرشح.

10. التوقيع: لا تنس توقيع اسمك في أسفل الرسالة لإثبات أنك كتبته.

فيما يلي بعض النصائح عند كتابة خطاب توصية:

انظر عن كثب إلى احتياجات المستلم الذي ترسل إليه خطاب التوصية ، أي تعلم المهارات التي يحتاجون إليها في المرشح. يمكنك مراجعة الوصف الوظيفي إذا كان توصية لوظيفة ما ، أو مراجعة معايير القبول الأكاديمي والتخصص الذي سيتقدم الطالب للحصول عليه وغيرها من المعلومات التي قد تساعدك في كتابة خطاب توصية.

2. كين ودقيق وغير منضبط.

لا بأس من استخدام نماذج خطاب التوصية المتاحة عبر الإنترنت ، ولكن تأكد من أن رسالتك شخصية وتعبر بشكل أساسي عن المرشح ، ولا تستخدم التعبيرات العامة والعامة ولكن دع المرشح يعبر عنها شخصيًا لزيادة فرصه في الحصول على منحة دراسية أو وظيفة . يجب أن يساعد خطاب التوصية المكتوب من قبل المستلم في التعرف على المرشح.

3. اكتب حديثك بحماس وإيجابية

اكتب خطاب التوصية بطريقة يشعر فيها المتلقي بقوة المرشح واستحقاقه للمنحة الدراسية أو الوظيفة من خلال التحدث بحماس وإيجابية عن المرشح ومقارنته بالآخرين لإبراز قوتهم.

من المتوقع أن يقرأ المرشح عددًا كبيرًا من الأحرف ، لذلك يفضل كتابتها بأقل عدد ممكن من الكلمات. استخدم أوراق العمل إذا كانت متوفرة واجعل رسالتك رسمية قدر الإمكان ، يجب ألا يكون خطاب التوصية أكثر من صفحة واحدة بنبرة رسمية وودية.

استخدم الأرقام والإحصاءات وكلما أمكن سرد الحقائق والمواقف حول المرشح ذات الصلة بالمنصب أو المنح المرشح. على سبيل المثال ، إذا كان مرشحك يعمل في مجال التسويق الرقمي ، فيمكنك ذكر إنجازاته في تطوير استراتيجيات التسويق ، وزيادة معدلات التحويل ، وما إلى ذلك ، دون ذكر أي معلومات لا علاقة لها بالوظيفة أو لا تدعم منصبه.

على سبيل المثال ، لنفترض هنا أننا رشحنا كاتبة محتوى جديدة لشركة حسوب اسمها أمنية علي ، والتي ستكتب خطاب التوصية الخاص بها على النحو التالي:

نموذج خطاب توصية مهني

أخطاء يجب تجنبها عند كتابة خطاب توصية

هناك عدد من الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب توصية:

يجب أن تتجنب التعميم عند كتابة خطاب توصية لمرشح ما ، على سبيل المثال عدم القول إنني أرى أن "أحمد سيكون ناجحًا في هذه الوظيفة لأنه مبدع ومبدع ومرن للغاية" ولكن بقول "أرى أن أحمد سينفذ بنجاح المهام المطلوبة لأنه تصرف بذكاء عندما واجهت الشركة مشاكل تسويقية وطوّر خطة قوية ساعدت شركتنا على تجاوز الأزمة »، أذكر مواقف معينة أو مهارات محددة للمرشح.

مثلما ننصحك بتجنب العمومية ، تجنب المبالغة والمقارنات غير المعقولة لأنها تضر بمرشحك وتجعله يبدو ساخرًا ، على سبيل المثال ، لا تقل لا يوجد أحد أفضل من أحمد في أفضل نسبة مبيعات أو هو الأفضل. على الإطلاق ، وصيغ مقارنة أخرى من شأنها أن تلقي بمصداقية مرشحك في مهب الريح وتقلل من فرص قبوله.

لا تنس تقديم نفسك عند كتابة خطاب توصية لشخص ما حتى يتمكن المستلم من معرفة مؤلف خطاب التوصية وعلاقته بالمرشح ، ويجب أن تأتي الفقرة الخاصة بالتقديم الذاتي قبل خطاب التوصية ، مثل ذكرنا سابقًا ، ونفكر تذكر أنك تكتب خطاب توصية بناءً على معرفتك السابقة بالمرشح ، سواء كان ذلك في الدراسة أو العمل ، وهذه المعرفة تتيح لك تقديم شهادته وتقييم مهاراته وقدراته وتوصياته.

على وجه الخصوص ، من أكثر الأخطاء شيوعًا عند كتابة خطاب التوصية هو كثرة الأخطاء اللغوية والإملائية التي تعكس صورة سلبية لكاتب الرسالة والمرشح ، وكأن الرسالة كتبت على عجل وبدون إعارة الانتباه. لحل هذه المشكلة ، يمكنك استخدام أي من خدمات التدقيق الإملائي التي يقدمها المستقلون على منصة خمسات.

في المرة القادمة التي تكتب فيها خطاب توصية لطالب أو موظف ، لا تنس أن تسأل:

سيرته الذاتية.

تفاصيل الاتصال لمتلقي خطاب التوصية.

وصف الوظيفة التي تم ترشيح المرشح لها.

طول الفترة الزمنية التي تريد إرسال الرسالة فيها.

أخيرًا ، تذكر أن خطاب التوصية هو مرجع تقييم لمؤهلات المرشح ، لذا اشرح المهارات الشخصية والفكرية للمرشح وخبرته ونقاط قوته بطريقة تساعد لجنة الاختيار على اتخاذ قرار مستنير.